Một buổi thăm xí nghiệp lần đầu không nhằm chấm điểm nhà máy, mà để trả lời ba câu: xưởng này có thật sự làm được loại hàng của bạn không, họ làm việc có trật tự không, và bạn có muốn làm việc lâu dài với những người này không. Ba câu đó trả lời được ngay cả khi bạn chưa rành ngành, miễn là biết nhìn vào đâu.
Bài này dành cho người mua lần đầu đặt hàng sản xuất, nhân viên mua hàng mới chuyển ngành, hay chủ cửa hàng muốn làm nhãn riêng. Bài không thay cho đánh giá nhà máy chuyên nghiệp mà khách lớn hay thuê; nó giúp bạn đi một vòng xưởng với đôi mắt tỉnh táo và mang về một ghi chép có ích.
Chuẩn bị trước khi đi
Phần lớn giá trị của buổi thăm được quyết định trước khi bạn bước vào cổng. Một buổi chuẩn bị nửa giờ giúp bạn không bị cuốn theo lịch trình mà xưởng dựng sẵn.
- Mang theo mẫu hoặc ảnh sản phẩm của bạn, kèm ba thông số quan trọng nhất: vật liệu, kích thước, số lượng mỗi lô. Người trong xưởng nhìn mẫu sẽ nói được ngay khó ở đâu.
- Đọc trước một bài về chuỗi công đoạn của ngành để biết hàng của bạn đi qua những bước nào. Không cần nhớ hết, chỉ cần biết thứ tự.
- Soạn sẵn mười câu hỏi từ hồ sơ năng lực và trao đổi trước đó; đánh dấu câu nào cần thấy tận mắt.
- Đề nghị đến vào giờ xưởng đang chạy hàng, tránh giờ nghỉ trưa, giao ca, hoặc ngày xưởng đang dọn dẹp đón đoàn.
- Hỏi trước về bảo hộ: giày kín mũi, áo dài tay, có cần mũ, khẩu trang không. Một xưởng dặn kỹ chuyện này trước khi bạn đến thường cũng nghiêm túc về an toàn bên trong.
- Xin phép chụp ảnh trước, và tôn trọng nếu xưởng không cho chụp một số khu vực vì bí mật của khách khác.
Đi theo dòng nguyên liệu, không theo lối đi dành cho khách
Nhiều xưởng có lối đi đẹp dành cho khách, dẫn từ văn phòng qua phòng trưng bày tới một chuyền được dọn sạch. Cách đi có ích hơn là đề nghị đi theo dòng của sản phẩm: bắt đầu từ chỗ nhận nguyên liệu, qua kho nguyên liệu, qua các công đoạn theo thứ tự, tới khu kiểm hàng và kho thành phẩm. Bạn chỉ cần nói "cho mình đi theo đường đi của một sản phẩm từ đầu tới cuối".
Đi theo dòng giúp bạn thấy những chỗ hay bị giấu: bán thành phẩm chờ lâu giữa hai công đoạn, khu để hàng lỗi, chỗ nguyên liệu nằm dưới đất ẩm, chỗ hàng của khách này để lẫn hàng của khách khác. Đây không phải chuyện bắt lỗi; xưởng nào cũng có những góc chưa gọn. Điều bạn muốn biết là xưởng có ý thức về những chỗ đó hay không.
Trên đường đi, quan sát cả nhịp của xưởng. Một xưởng chạy đều có tiếng máy liên tục, người di chuyển ít và có mục đích, bán thành phẩm chảy từ bàn này sang bàn kia. Một xưởng đang rối có nhiều người đứng chờ, nhiều người đi tìm đồ, hàng dồn ở một chỗ trong khi chỗ khác trống.
Những chỗ đáng nhìn kỹ dù chưa rành ngành
Bảng dưới gợi ý những dấu hiệu ai cũng quan sát được, không cần kiến thức chuyên ngành. Mỗi dấu hiệu đứng riêng chưa nói lên nhiều; cả cụm mới có nghĩa.
| Khu vực | Dấu hiệu tích cực | Dấu hiệu cần hỏi thêm |
|---|---|---|
| Kho nguyên liệu | Hàng kê trên pallet, có phân khu, có thẻ ghi ngày nhận | Nguyên liệu để trực tiếp trên sàn, lẫn lộn nhiều loại |
| Chuyền sản xuất | Có mẫu chuẩn treo hoặc để tại chuyền, công nhân làm theo thao tác giống nhau | Mỗi người làm một kiểu, không thấy mẫu chuẩn |
| Máy móc | Máy có thẻ bảo trì, chỗ đứng máy sạch dầu | Máy hỏng để nguyên tại chỗ, dầu loang trên sàn |
| Khu kiểm hàng | Có bàn riêng, đủ sáng, hàng đạt và hàng lỗi tách rõ | Không có khu riêng, hàng lỗi để lẫn |
| Kho thành phẩm | Thùng hàng xếp theo đơn, có khoảng cách với tường | Hàng nhiều đơn để chung một đống |
| An toàn | Lối thoát nạn thông, bình chữa cháy trong tầm tay, công nhân dùng bảo hộ đúng chỗ | Lối đi bị chắn, máy nguy hiểm thiếu che chắn |
Mục an toàn không chỉ là chuyện đạo đức. Một xưởng có sự cố cháy hay tai nạn lao động có thể phải dừng sản xuất, và đơn của bạn dừng theo.
Câu hỏi nên đặt cho đúng người
Hỏi chủ xưởng hoặc giám đốc: xưởng mạnh nhất ở loại hàng nào, khách hiện tại chủ yếu là ai, đơn đang kín đến khi nào, xưởng có kế hoạch đầu tư gì. Đây là câu hỏi về hướng đi, người khác trong xưởng khó trả lời.
Hỏi quản đốc hoặc trưởng kỹ thuật: hàng của bạn khó ở công đoạn nào, máy nào sẽ chạy hàng của bạn, lỗi nào hay gặp với vật liệu này, cần bao lâu để làm mẫu. Người đứng sản xuất trả lời những câu này cụ thể hơn hẳn người bán hàng.
Hỏi người phụ trách chất lượng: kiểm hàng ở những điểm nào trong quy trình, hàng lỗi xử lý ra sao, có lưu mẫu chuẩn không. Nếu không có ai phụ trách chất lượng riêng, câu trả lời đó cũng là thông tin.
Hỏi người phụ trách kho, nếu có dịp: hàng giao đi được đóng gói thế nào, giữ hàng chờ giao được bao lâu. Câu này quan trọng nếu bạn không nhận hàng ngay khi xong.
Đọc thái độ: thứ quan trọng không kém máy móc
Bạn sẽ làm việc với những người này trong nhiều tháng, có khi nhiều năm, nên cách họ tiếp bạn trong buổi đầu đáng được ghi lại. Một xưởng nói thật về giới hạn của mình, ví dụ "mẫu này mình làm được nhưng khâu sơn phải thuê ngoài", thường là xưởng sẽ báo sớm khi có vấn đề trong đơn hàng. Một xưởng gật đầu với mọi yêu cầu ngay tại buổi thăm thì cần thận trọng hơn.
Quan sát cách chủ xưởng nói chuyện với công nhân và tổ trưởng. Một không khí làm việc bình tĩnh, người dưới dám nói "chỗ này khó" với người trên, thường đi kèm ít lỗi giấu giếm. Không khí căng thẳng, quát tháo trước mặt khách là dấu hiệu tổ chức đang có áp lực.
Cuối cùng là cách họ hỏi lại bạn. Xưởng có kinh nghiệm sẽ hỏi bạn nhiều câu: hàng bán ở đâu, khách cuối là ai, yêu cầu đóng gói, thời gian giao. Họ hỏi vì họ cần những thông tin đó để làm đúng. Một xưởng không hỏi gì có thể chưa hiểu hết đơn hàng.
Thăm xưởng gia đình và xưởng làng nghề: một cách nhìn khác
Những điều ở trên hợp với xưởng có tổ chức. Ở làng nghề, xưởng thường là sân nhà, gian sau nhà, hoặc một dãy lán dọc đường làng; nguyên liệu, bán thành phẩm và đồ sinh hoạt nằm cạnh nhau. Áp nguyên bảng dấu hiệu của nhà máy vào đây sẽ cho kết luận sai, vì sự lộn xộn bề ngoài không nói lên tay nghề.
Ở làng nghề, bạn nhìn vào ba thứ khác. Thứ nhất là sản phẩm đang làm dở: đường nét, mối ghép, lớp men, độ đều giữa các chiếc trong cùng một mẻ. Thứ hai là người thợ cả: ai trong hộ quyết định chất lượng, người đó có trực tiếp làm hàng của bạn không, và nếu người đó vắng thì ai thay. Thứ ba là mạng lưới quanh hộ: hộ tự làm trọn hay chia cho các hộ khác trong làng, và ai gom hàng lại kiểm.
Cách hỏi cũng khác. Người làng nghề thường ngại những câu nghe như phỏng vấn, nhưng rất sẵn lòng kể khi bạn hỏi về chính món đồ họ đang làm: gỗ này phơi bao lâu, men này nung mấy lửa, sợi này nhuộm ở đâu. Từ những câu chuyện đó, bạn biết được nhiều hơn một bảng câu hỏi. Đừng quên hỏi về mùa vụ: tháng nào làng bận hàng Tết, tháng nào thợ về làm ruộng, để đặt lịch giao hàng cho thực tế.
Ghi lại ngay sau buổi thăm
Trí nhớ về một buổi thăm phai rất nhanh, nhất là khi bạn thăm hai ba xưởng trong một tuần. Ngay khi ra khỏi cổng, dành mười lăm phút ghi theo khung sau:
- Tên xưởng, ngày thăm, người tiếp, người đã nói chuyện về kỹ thuật.
- Ba điều thấy tận mắt chứng minh xưởng làm được hàng của bạn.
- Ba điều còn nghi ngờ, kèm câu hỏi cần gửi lại.
- Công đoạn nào làm tại chỗ, công đoạn nào thuê ngoài theo lời xưởng.
- Ấn tượng về trật tự, an toàn, thái độ, chấm theo thang đơn giản của riêng bạn.
- Bước tiếp theo đã hẹn: gửi mẫu, nhận báo giá, làm mẫu thử.
Khi so sánh hai ba xưởng, đặt các bản ghi cạnh nhau sẽ thấy khác biệt rõ hơn nhiều so với nhớ lại cảm giác. Gửi lại cho xưởng một tin nhắn cảm ơn kèm danh sách câu hỏi còn treo cũng là cách giữ quan hệ tốt.
Những điều không nên làm trong buổi thăm
Không chụp ảnh hàng của khách khác dù xưởng không để ý. Đó là tài sản của người khác, và một xưởng thấy bạn làm vậy sẽ đặt câu hỏi về cách bạn sẽ đối xử với thông tin của họ. Không chạm vào máy đang chạy, không đứng sát khu vực có biển cấm, đi đúng lối đi dành cho người.
Không ép xưởng báo giá ngay tại chỗ. Một báo giá tử tế cần thời gian tính nguyên liệu, công đoạn, thời gian máy. Báo giá đưa ra ngay trong buổi thăm thường là con số ước chừng, sau này dễ phát sinh. Cũng không nên hứa số lượng lớn để được đón tiếp tốt hơn; xưởng sẽ lên kế hoạch theo lời bạn nói.
Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ xưởng nào để đến thăm, có thể để lại yêu cầu tìm xưởng theo ngành và tỉnh ở khung cuối trang để Xí Nghiệp liên hệ lại.
Câu hỏi thường gặp
Có nên báo trước cho xưởng khi đến thăm không?
Nên báo trước, vì xưởng cần sắp xếp người tiếp và hướng dẫn an toàn. Bạn có thể đề nghị giờ đang chạy hàng và nói rõ muốn đi theo dòng sản xuất. Đến bất ngờ thường không được vào khu sản xuất, và làm mất thiện cảm ngay từ đầu.
Thăm xưởng một mình hay nên dẫn theo người quen ngành?
Nếu có người quen ngành, dẫn theo là rất tốt vì họ nhìn ra những chi tiết kỹ thuật bạn bỏ sót. Nếu không có, bạn vẫn quan sát được trật tự, an toàn, thái độ và cách xưởng trả lời câu hỏi cụ thể. Lần thăm sau, khi đơn hàng rõ hơn, mới cần đến chuyên gia.
Xưởng không cho vào khu sản xuất thì sao?
Hỏi lý do. Có xưởng hạn chế vì bí mật của khách khác hoặc vì khu vực sạch như thực phẩm, điện tử cần thay đồ bảo hộ. Khi đó xin đi qua cửa kính, xem qua camera, hoặc vào một khu khác chạy hàng tương tự. Từ chối hoàn toàn mà không có lý do rõ ràng là dấu hiệu nên cân nhắc.
Một buổi thăm mất bao lâu là đủ?
Với một xưởng nhỏ, khoảng một tới hai giờ là đủ để đi hết dòng sản xuất và trao đổi. Nhà máy lớn cần lâu hơn. Quan trọng là bạn dành đủ thời gian cho phần nói chuyện với người phụ trách kỹ thuật, không chỉ nghe giới thiệu ở văn phòng.
Có nên mang quà khi đến thăm xưởng không?
Không cần thiết và không nên tạo áp lực. Một lời cảm ơn, tin nhắn tóm tắt sau buổi thăm và sự rõ ràng về bước tiếp theo được đánh giá cao hơn. Trong quan hệ mua bán, tránh mọi thứ có thể bị hiểu là ưu đãi cá nhân với người phụ trách.
Thăm xong thấy ổn thì đặt luôn đơn lớn được không?
Không nên. Buổi thăm chỉ cho thấy xưởng có khả năng, chưa chứng minh xưởng làm đúng hàng của bạn. Bước an toàn là làm mẫu, duyệt mẫu, đặt một lô nhỏ, rồi mới tăng dần số lượng.