Một xí nghiệp sản xuất có ba loại kho với ba việc khác nhau: kho nguyên liệu giữ đầu vào cho đến khi được cấp xuống chuyền; kho bán thành phẩm, nhiều khi chỉ là một khu đệm, giữ hàng giữa hai công đoạn; kho thành phẩm giữ hàng đã kiểm đạt chờ giao. Lỗi ở mỗi kho gây hậu quả khác nhau: kho nguyên liệu sai thì cả chuyền làm sai, khu bán thành phẩm rối thì chuyền tắc, kho thành phẩm lẫn thì giao nhầm khách.
Bài này dẫn bạn đi qua từng loại kho như trong một vòng xưởng: kho đó nhận gì, cấp gì, giữ thế nào, ai chịu trách nhiệm, và những lỗi hay gặp. Ví dụ lấy từ các ngành may, gỗ, nhựa, cơ khí, thực phẩm; mỗi ngành có những yêu cầu bảo quản riêng.
Vì sao tách ba loại kho
Ở xưởng nhỏ, cả ba loại hàng có khi nằm chung một gian. Nhưng trong đầu người quản lý, chúng vẫn phải được tách, vì mỗi loại có một trạng thái khác nhau. Nguyên liệu chưa qua chế biến, còn đổi trả được với nhà cung cấp. Bán thành phẩm đã tốn công nhưng chưa bán được, và thường chỉ dùng được cho đúng mã hàng đó. Thành phẩm đã kiểm đạt, gắn với đơn của một khách cụ thể.
Trộn ba trạng thái này dẫn tới những lỗi rất khó truy: một tấm gỗ đã cắt phôi bị đem dùng cho mã hàng khác, một thùng thành phẩm chưa kiểm bị xếp lẫn với thùng đã kiểm, một cuộn vải của khách này bị cấp nhầm cho đơn của khách kia. Mỗi lỗi nhỏ nhưng khi xảy ra thì kéo theo làm lại, giao trễ, hoặc tranh cãi với khách.
Tách kho còn giúp tính đúng chi phí. Bán thành phẩm tồn lâu là tiền nằm im; thành phẩm chờ giao lâu là rủi ro hư hỏng. Không tách thì không biết tiền đang nằm ở đâu.
Kho nguyên liệu: nhận, giữ, cấp
Nhận hàng có kiểm. Nguyên liệu về được đối chiếu với đơn mua về số lượng, chủng loại, lô, và được QC kiểm đầu vào trước khi nhập kho chính thức. Hàng chưa kiểm để ở khu chờ riêng, không cấp xuống chuyền.
Giữ theo đặc tính. Vải sợi cần khô, tránh ẩm mốc; gỗ cần kiểm soát độ ẩm; hạt nhựa hút ẩm cần bao kín; thép cần tránh nước để không gỉ; nguyên liệu thực phẩm cần nhiệt độ, vệ sinh và tách khu sống chín. Hoá chất cần khu riêng, có thông gió, có phiếu an toàn hoá chất và tách các chất kỵ nhau.
Cấp theo phiếu và theo định mức. Chuyền nhận nguyên liệu theo phiếu, số lượng theo định mức kỹ thuật của mã hàng cộng phần hao hụt cho phép. Cấp không phiếu là con đường ngắn nhất dẫn tới chênh lệch tồn kho.
Nhập trước, xuất trước. Nguyên liệu nhập trước được dùng trước, trừ khi có lý do kỹ thuật. Với hàng có hạn dùng, nguyên tắc thường là hết hạn trước, xuất trước.
Nhận hàng trả lại từ chuyền. Nguyên liệu thừa sau khi xong mã hàng được trả về kho, ghi rõ lô và tình trạng, không để rải rác ở chuyền.
Bán thành phẩm: khu đệm giữa hai công đoạn
Bán thành phẩm là hàng đã qua một hoặc vài công đoạn nhưng chưa thành sản phẩm hoàn chỉnh: thân áo đã may chưa tra tay, phôi gỗ đã bào chưa ghép, chi tiết nhựa đã ép chưa lắp, chi tiết cơ khí đã gia công chờ mạ. Ở nhiều xí nghiệp, chúng không có kho riêng mà nằm ở khu đệm cạnh chuyền.
Khu đệm cần thiết vì các công đoạn không bao giờ chạy cùng tốc độ hoàn hảo. Một ít bán thành phẩm chờ giúp công đoạn sau không phải dừng khi công đoạn trước chậm lại. Nhưng đệm quá nhiều là dấu hiệu chuyền mất cân bằng: công đoạn trước làm vượt, công đoạn sau là nút thắt. Người quản lý xưởng nhìn khu đệm là biết nút thắt nằm ở đâu.
Khi bán thành phẩm phải gửi đi gia công ngoài, như chi tiết cơ khí đi mạ, vải đi in, nó trở thành một loại hàng đặc biệt: hàng của mình nằm ở xưởng người khác. Cần phiếu xuất gửi gia công, phiếu nhận về, và đối chiếu số lượng hai chiều, vì hao hụt và nhầm lẫn ở khâu này rất phổ biến.
Dấu hiệu khu bán thành phẩm đang có vấn đề
Bảng dưới gợi ý những gì người quản lý có thể thấy bằng mắt khi đi qua khu đệm, và điều chúng thường nói lên.
| Quan sát được | Thường có nghĩa là | Việc nên làm |
|---|---|---|
| Hàng chất đống trước một công đoạn | Công đoạn đó là nút thắt | Xem lại cân bằng chuyền, thêm người hoặc máy ở công đoạn đó |
| Hàng nằm chờ nhiều ngày không ai động | Thiếu nguyên liệu, phụ liệu cho công đoạn sau, hoặc mã hàng bị hoãn | Kiểm kế hoạch và phụ liệu |
| Hàng không có thẻ mã hàng | Dễ lẫn giữa các đơn | Gắn thẻ ngay khi ra khỏi công đoạn |
| Hàng lỗi để lẫn hàng đạt | Không có khu giữ hàng lỗi riêng | Lập khu và thẻ riêng cho hàng giữ lại |
| Khu đệm trống hoàn toàn | Công đoạn sau có thể đang phải chờ | Kiểm công đoạn trước có bị dừng không |
Không cần phần mềm để thấy những điều này; một vòng đi bộ đầu ca là đủ. Phần mềm giúp khi xưởng có nhiều chuyền và nhiều mã hàng cùng lúc.
Kho thành phẩm: hàng của khách nằm trong tay mình
Thành phẩm vào kho sau khi QC kiểm đạt và đóng gói xong. Từ lúc này, mỗi thùng hàng gắn với một đơn, một khách. Nguyên tắc quan trọng nhất là xếp theo đơn, ghi rõ trên thùng thông tin để nhận ra đơn (không cần lộ tên khách nếu khách yêu cầu bảo mật), và không bao giờ để hàng chưa kiểm vào khu này.
Thành phẩm cũng cần được bảo quản đúng: hàng may cần khô, tránh ẩm mốc khi chờ lâu; đồ gỗ cần tránh nắng và ẩm để không nứt, cong; hàng điện tử cần chống ẩm và chống va đập; thực phẩm cần đúng nhiệt độ và theo dõi hạn dùng. Thùng xếp quá cao bị đè móp, xếp sát tường bị ẩm, đều là những lỗi nhìn thấy được.
Khi xuất giao, kho đối chiếu phiếu xuất với đơn hàng, đếm số thùng, kiểm niêm phong, và để người nhận ký xác nhận. Nhiều tranh chấp về thiếu hàng có thể giải quyết nhanh nếu kho có ảnh chụp lô hàng lúc lên xe.
Một việc nhỏ hay bị bỏ qua là tách riêng khu hàng khách trả về. Hàng trả về chưa được kiểm lại không được xếp chung với thành phẩm mới, vì rất dễ bị giao đi lần nữa cho một khách khác. Khu này cũng là nơi QA đến lấy mẫu khi tìm nguyên nhân khiếu nại.
Kho thực phẩm và kho hoá chất: thêm những yêu cầu riêng
Ở xí nghiệp thực phẩm, kho không chỉ là chỗ để hàng mà là một phần của hệ thống an toàn thực phẩm theo Luật An toàn thực phẩm 2010. Nguyên liệu sống và thành phẩm chín phải tách khu, kho lạnh và kho mát có nhật ký nhiệt độ, hàng có hạn dùng được theo dõi theo lô để truy xuất khi có sự cố. Bao bì tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm cũng phải được giữ sạch như nguyên liệu, vì một thùng bao bì để cạnh hoá chất tẩy rửa có thể làm hỏng cả lô hàng.
Kho hoá chất, có ở hầu hết xí nghiệp từ dệt nhuộm, sơn gỗ, xi mạ tới vệ sinh công nghiệp, cần khu riêng, thông gió, có gờ chặn tràn, có phiếu an toàn hoá chất cho từng loại, và xếp tách các chất kỵ nhau như chất oxy hoá với chất dễ cháy. Luật Hoá chất và các văn bản hướng dẫn đặt ra yêu cầu về lưu trữ, ghi nhãn, kế hoạch phòng ngừa sự cố tuỳ loại và lượng hoá chất; khung pháp luật này có thay đổi gần đây nên xí nghiệp cần kiểm văn bản hiện hành.
Ở cả hai loại kho, người cấp phát cần được đào tạo riêng: biết hàng nào cần bảo hộ khi bốc xếp, xử lý thế nào khi đổ vỡ, và báo ai khi có sự cố. Đây không phải việc giao tạm cho một công nhân rảnh tay.
Kiểm kê: đếm định kỳ và đếm luân phiên
Số trên sổ và số trong kho luôn có xu hướng lệch nhau. Kiểm kê là cách đưa chúng về khớp và tìm ra vì sao lệch. Một cách làm phổ biến ở xí nghiệp vừa và nhỏ:
- Chọn ngày kiểm kê toàn bộ định kỳ, thường gắn với kỳ kế toán, dừng nhập xuất trong lúc đếm.
- Giữa hai kỳ, đếm luân phiên: mỗi tuần đếm một nhóm hàng, ưu tiên hàng giá trị cao hoặc hay lệch.
- Người đếm không phải người giữ sổ của nhóm hàng đó, để tránh đếm theo sổ.
- Ghi chênh lệch, không sửa sổ ngay, mà tìm nguyên nhân: cấp không phiếu, nhập thiếu, hao hụt quá định mức, nhầm mã.
- Sửa nguyên nhân rồi mới điều chỉnh sổ, có người duyệt.
Mục đích của kiểm kê không phải tìm người làm mất, mà tìm chỗ quy trình hở. Chênh lệch lặp lại ở cùng một loại hàng gần như luôn chỉ về một khâu cụ thể.
Lỗi hay gặp ở kho xí nghiệp
Một vài lỗi xuất hiện ở rất nhiều xí nghiệp, bất kể ngành:
- Cấp nguyên liệu "tạm" cho chuyền khi phiếu chưa có, rồi quên ghi.
- Nguyên liệu của khách giao gia công để lẫn với nguyên liệu của xưởng, đến khi quyết toán không tách được.
- Hàng gửi gia công ngoài không có phiếu theo dõi, số về không khớp số đi.
- Lối đi trong kho bị chắn, bình chữa cháy bị hàng che, hàng xếp quá cao không chằng buộc.
- Thủ kho kiêm quá nhiều việc khác, kho mở cửa cho ai cũng vào lấy đồ.
- Không có khu riêng cho hàng giữ lại, hàng chờ trả nhà cung cấp, hàng khách trả về.
An toàn trong kho cũng là chuyện kho: xe nâng, kệ cao, hàng nặng, hoá chất. Lối đi thông, kệ có tải trọng rõ, người lái xe nâng được đào tạo là những điều tối thiểu.
Câu hỏi thường gặp
Thủ kho nên báo cáo cho ai?
Ở nhiều xí nghiệp, thủ kho báo cáo cho bộ phận kế hoạch hoặc trực tiếp giám đốc, còn số liệu kho được kế toán đối chiếu. Thủ kho không nên báo cáo cho quản đốc sản xuất, vì kho cần độc lập để từ chối cấp hàng không đúng phiếu.
Định mức nguyên liệu do ai đặt ra?
Thường do phòng kỹ thuật tính cho từng mã hàng, dựa trên rập, bản vẽ và thử nghiệm, cộng thêm phần hao hụt hợp lý. Kho cấp theo định mức đó. Khi chuyền xin thêm vượt định mức, cần có người duyệt và ghi lý do để sau này điều chỉnh định mức nếu cần.
Có cần phần mềm quản lý kho không?
Không bắt buộc ở xưởng nhỏ. Sổ hoặc bảng tính ghi đều nhập, xuất, tồn theo mã hàng đã đủ dùng. Phần mềm có ích khi số mã nguyên liệu nhiều, nhiều người cùng nhập liệu, hoặc cần theo lô và hạn dùng chặt. Danh mục này có bài riêng về số hoá từng bước.
Nguyên liệu khách giao để gia công cần quản lý khác gì?
Đó là tài sản của khách nằm trong kho của xưởng. Nên để khu riêng, ghi sổ riêng theo từng khách, nhận và trả có biên bản, và quyết toán phần dùng, phần hao hụt, phần trả lại khi xong đơn. Trộn với nguyên liệu của xưởng là nguồn tranh chấp phổ biến.
Hàng tồn kho lâu có sao không?
Có. Nguyên liệu tồn lâu có thể giảm chất lượng, bán thành phẩm tồn lâu thường trở thành hàng không dùng được khi mã hàng kết thúc, thành phẩm tồn lâu có rủi ro hư hỏng và chiếm chỗ. Rà soát hàng tồn lâu định kỳ giúp xí nghiệp quyết định sớm nên dùng, bán thanh lý hay huỷ.
