QC (kiểm soát chất lượng) kiểm sản phẩm: kiểm nguyên liệu khi nhận, kiểm trong chuyền, kiểm thành phẩm trước khi giao, và giữ lại hàng không đạt. QA (đảm bảo chất lượng) lo cho hệ thống: quy trình, tiêu chuẩn, đào tạo, hồ sơ, xử lý khiếu nại, để lỗi ít xảy ra từ đầu. Nói gọn, QC tìm lỗi trong sản phẩm, QA tìm lỗi trong cách làm ra sản phẩm.
Ở nhà máy vừa và lớn, hai vai thường có người riêng dù nằm chung một phòng. Ở xí nghiệp nhỏ, một hai người làm cả hai, và thường nghiêng hẳn về QC vì đó là việc nhìn thấy ngay. Bài này đi qua việc cụ thể của từng vai, các điểm kiểm trong một nhà máy, cách QA và QC phối hợp khi có lỗi, và lỗi tổ chức hay gặp.
Hai vai đặt cạnh nhau
Bảng so sánh dưới đây theo cách chia phổ biến. Tên gọi chức danh mỗi xí nghiệp có thể khác.
| Khía cạnh | QC | QA |
|---|---|---|
| Đối tượng | Sản phẩm, nguyên liệu, bán thành phẩm | Quy trình, hệ thống, hồ sơ |
| Thời điểm | Trong và sau khi làm ra sản phẩm | Trước khi sản xuất, và sau khi có lỗi để rút kinh nghiệm |
| Câu hỏi chính | Sản phẩm này đạt hay không đạt? | Vì sao lỗi xảy ra và làm sao để không lặp lại? |
| Công cụ | Mẫu chuẩn, dụng cụ đo, bảng kiểm, kế hoạch lấy mẫu | Quy trình, hướng dẫn công việc, đào tạo, đánh giá nội bộ, phân tích nguyên nhân |
| Đầu ra | Phiếu kiểm, hàng đạt, hàng giữ lại | Quy trình sửa đổi, hồ sơ, báo cáo xu hướng lỗi |
| Làm việc nhiều với | Tổ trưởng, công nhân, kho | Giám đốc, kỹ thuật, khách hàng, nhà cung cấp |
Hai vai không đối lập mà nối tiếp: dữ liệu lỗi do QC ghi lại là nguyên liệu để QA tìm nguyên nhân; quy trình do QA sửa lại là thứ QC dựa vào để kiểm.
Các điểm kiểm của QC theo dòng sản xuất
Kiểm đầu vào (thường gọi IQC). Kiểm nguyên liệu, phụ liệu khi nhà cung cấp giao: đúng loại, đúng thông số, đủ số lượng, có lỗi rõ không. Vải bị lỗi dệt, gỗ chưa đủ khô, hạt nhựa ẩm nếu lọt qua đây sẽ thành lỗi hàng loạt ở sau.
Kiểm trong chuyền (thường gọi IPQC). Kiểm bán thành phẩm ngay tại các công đoạn quan trọng, thường là công đoạn đầu tiên của mã hàng mới, công đoạn khó và công đoạn ngay trước khi lắp ráp. Phát hiện ở đây rẻ hơn nhiều so với phát hiện ở cuối.
Kiểm thành phẩm và trước khi giao (thường gọi FQC, OQC). Kiểm sản phẩm hoàn chỉnh theo tiêu chuẩn đã thống nhất với khách: kích thước, ngoại quan, chức năng, đóng gói, nhãn. Thường lấy mẫu theo một kế hoạch thay vì kiểm từng cái.
Kiểm mẫu đầu tiên. Khi bắt đầu mã hàng mới hoặc sau khi chỉnh máy, sản phẩm đầu tiên được QC so với mẫu chuẩn trước khi cho chạy cả lô. Bước này đơn giản nhưng chặn được rất nhiều lỗi do cài sai thông số.
Lấy mẫu kiểm và AQL ở mức nguyên lý
Kiểm từng sản phẩm thì chắc nhưng tốn người và tốn thời gian, với nhiều loại hàng là không khả thi. Vì vậy QC thường kiểm theo lấy mẫu: từ một lô bao nhiêu sản phẩm thì rút ngẫu nhiên bao nhiêu cái, và trong số đó được phép có tối đa bao nhiêu lỗi trước khi bác cả lô. Bộ quy tắc lấy mẫu phổ biến trong thương mại là các tiêu chuẩn về lấy mẫu kiểm định theo thuộc tính, quen gọi bằng chữ AQL (mức chất lượng chấp nhận).
Điều cần hiểu là AQL không phải "tỷ lệ lỗi cho phép" theo nghĩa xí nghiệp được giao hàng lỗi đến mức đó. Nó là một tham số trong kế hoạch lấy mẫu, cân giữa rủi ro người mua nhận phải lô kém và rủi ro người bán bị bác oan lô tốt. Mức AQL nào cho loại lỗi nào (lỗi nghiêm trọng, lỗi nặng, lỗi nhẹ) do hai bên thống nhất từ trước.
Với xí nghiệp, việc của QA là bảo đảm kế hoạch lấy mẫu được ghi rõ trong yêu cầu của từng khách, nhân viên QC được đào tạo để rút mẫu thật sự ngẫu nhiên, và các lỗi được phân loại theo cùng một định nghĩa. Lấy mẫu toàn ở thùng trên cùng, hoặc mỗi người hiểu "lỗi nặng" một kiểu, làm mất hết ý nghĩa của AQL.
Việc của QA mà người ngoài ít thấy
Phần lớn việc của QA diễn ra trên giấy và trong các cuộc họp, nên người mới vào nhà máy hay nghĩ QA chỉ "làm hồ sơ". Thật ra QA quyết định nhiều thứ ảnh hưởng tới chất lượng hơn cả người kiểm hàng: viết và cập nhật quy trình, hướng dẫn công việc ở từng công đoạn; xây dựng tiêu chuẩn kiểm và mẫu chuẩn cùng kỹ thuật; tổ chức đào tạo cho QC và công nhân; quản lý dụng cụ đo, lịch hiệu chuẩn.
QA cũng là đầu mối khi có khiếu nại của khách: tiếp nhận, khoanh vùng lô hàng bị ảnh hưởng, tổ chức tìm nguyên nhân, đề xuất biện pháp sửa và phòng ngừa, rồi theo dõi xem biện pháp có hiệu quả không. Ở nhiều xí nghiệp, QA còn đánh giá nhà cung cấp nguyên liệu và làm việc với khách khi khách đến đánh giá nhà máy.
Khi xí nghiệp áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn, QA thường là người giữ hệ thống đó sống: đánh giá nội bộ định kỳ, chuẩn bị cho các lần đánh giá bên ngoài. Phần chi tiết về các tiêu chuẩn này nằm ngoài phạm vi bài; ở đây chỉ cần biết đó là việc của QA, không phải của QC.
Khi phát hiện lỗi: QC và QA phối hợp thế nào
Một tình huống giả định: QC trong chuyền phát hiện đường may vai áo bị lệch ở nhiều sản phẩm liên tiếp. Trình tự xử lý thường như sau.
- QC giữ lại các sản phẩm lỗi, gắn thẻ, báo ngay tổ trưởng và đề nghị dừng công đoạn đó nếu lỗi tiếp diễn.
- Tổ trưởng và kỹ thuật kiểm tra tại chỗ: máy, cữ gá, rập hay thao tác của công nhân.
- QC khoanh vùng: kiểm lại các sản phẩm đã qua công đoạn đó từ lần kiểm đạt gần nhất để biết bao nhiêu sản phẩm bị ảnh hưởng.
- Sửa nguyên nhân trực tiếp, chạy thử, QC kiểm sản phẩm đầu tiên sau khi sửa rồi mới cho chuyền chạy tiếp.
- QA ghi nhận sự việc, tìm nguyên nhân gốc, ví dụ cữ gá mòn mà không có lịch kiểm, và sửa quy trình để lỗi không lặp lại.
- QA theo dõi trong vài ngày sau để chắc biện pháp có tác dụng, và đưa sự việc vào báo cáo xu hướng lỗi.
Năm bước đầu là phản ứng, bước thứ năm và thứ sáu là phòng ngừa. Xí nghiệp chỉ có QC sẽ làm tốt năm bước đầu và lặp lại chúng mãi, vì không ai lo phần sau.
Mỗi ngành đặt điểm kiểm ở chỗ khác nhau
May mặc. Điểm nóng là kiểm vải đầu vào (lỗi dệt, lệch màu giữa các cuộn), kiểm bàn cắt (độ chính xác của các lớp vải), kiểm các đường may quyết định dáng áo, và kiểm thông số thành phẩm theo bảng size. Lệch màu giữa các cuộn vải là lỗi khó sửa nhất nếu không phát hiện từ đầu.
Đồ gỗ. Độ ẩm gỗ sau sấy là điểm kiểm sống còn, vì gỗ ẩm sẽ co ngót, nứt sau khi đã thành sản phẩm. Tiếp theo là độ chính xác mộng ghép, độ phẳng bề mặt trước sơn, và độ bám, độ đều của lớp hoàn thiện.
Nhựa và cơ khí. Kiểm sản phẩm đầu tiên sau mỗi lần thay khuôn, chỉnh máy là bắt buộc; sau đó lấy mẫu định kỳ đo kích thước bằng dụng cụ đo đã hiệu chuẩn. Ba via, co rút, biến dạng là các lỗi điển hình cần định nghĩa rõ thế nào là đạt.
Thực phẩm. Ngoài chất lượng cảm quan, QC theo dõi các điểm kiểm soát an toàn thực phẩm như nhiệt độ, thời gian xử lý nhiệt, vệ sinh dụng cụ, và lưu mẫu theo lô. Ở đây QA và QC gắn rất chặt với yêu cầu của Luật An toàn thực phẩm 2010.
Điện tử. Kiểm thường đi kèm máy kiểm thử chức năng và kiểm quang học sau hàn; QC tập trung vào việc máy kiểm được cài đúng và hàng bị máy loại được xử lý đúng quy trình.
Lỗi tổ chức hay gặp với QA và QC
Phần lớn vấn đề chất lượng không do thiếu người kiểm mà do cách tổ chức. Một số lỗi phổ biến:
- QC báo cáo cho quản đốc. Người kiểm hàng chịu sự đánh giá của người chịu áp lực sản lượng, nên khó giữ hàng lỗi lúc gấp.
- Không có mẫu chuẩn có chữ ký. QC và sản xuất tranh cãi "đạt hay không" theo cảm nhận, mỗi người một ý.
- QC chỉ ở cuối chuyền. Lỗi phát hiện quá muộn, cả lô phải sửa hoặc bỏ.
- Dữ liệu lỗi không ai đọc. Phiếu kiểm ghi đầy đủ nhưng không ai tổng hợp, QA không có nguyên liệu để tìm xu hướng.
- QA làm hồ sơ cho đủ, không xuống xưởng. Quy trình viết một kiểu, chuyền làm một kiểu.
- Đổ lỗi cho công nhân. Mỗi lỗi kết thúc bằng việc nhắc nhở một người, trong khi nguyên nhân nằm ở máy, ở hướng dẫn, ở nguyên liệu.
Xí nghiệp nhỏ: bắt đầu từ đâu
Một xưởng vài chục người không cần phòng QA riêng, nhưng vẫn cần cả hai vai. Cách bắt đầu thực tế: tách một người làm QC không đứng sản xuất, giao cho người đó ba điểm kiểm là nhận nguyên liệu, sản phẩm đầu tiên của mỗi mã hàng, và thành phẩm trước khi giao. Người này báo cáo trực tiếp cho chủ xưởng.
Phần QA có thể do chủ xưởng hoặc người phụ trách kỹ thuật kiêm, với vài việc tối thiểu: giữ mẫu chuẩn có chữ ký cho mỗi mã hàng, ghi sổ lỗi hằng ngày, và mỗi tuần dành nửa giờ xem lại sổ để tìm lỗi lặp lại. Chỉ chừng đó cũng đủ để xưởng bắt đầu sửa nguyên nhân thay vì sửa hàng.
Khi khách bắt đầu hỏi về hệ thống chất lượng, hoặc khi xưởng có nhiều chuyền và nhiều mã hàng song song, đó là lúc tách một người làm QA riêng.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên QC có quyền dừng chuyền không?
Tuỳ quy định của từng xí nghiệp. Cách làm phổ biến là QC có quyền giữ hàng không đạt và đề nghị dừng công đoạn, còn quyết định dừng cả chuyền thuộc quản đốc hoặc giám đốc. Quan trọng là quyền này được ghi rõ và QC không bị trách khi dùng quyền đúng.
AQL có phải là tỷ lệ hàng lỗi được phép giao cho khách không?
Không hẳn. AQL là tham số trong kế hoạch lấy mẫu kiểm, giúp quyết định chấp nhận hay bác một lô dựa trên số lỗi trong mẫu. Nó không cho phép xí nghiệp cố ý giao hàng lỗi. Mức áp dụng do người mua và người bán thống nhất từ trước.
QA có cần giỏi kỹ thuật sản xuất không?
Rất nên. QA phải hiểu đủ quy trình để tìm nguyên nhân lỗi và viết hướng dẫn công nhân làm theo được. QA chỉ giỏi hồ sơ mà không hiểu máy, không hiểu công đoạn sẽ viết ra quy trình không ai dùng.
Xí nghiệp nhỏ có cần hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn không?
Không bắt buộc với mọi xí nghiệp. Nhiều xưởng nhỏ làm hàng ổn định chỉ với mẫu chuẩn, sổ lỗi và vài điểm kiểm. Hệ thống theo tiêu chuẩn trở nên cần khi khách yêu cầu hoặc khi xưởng đủ lớn để cách làm thủ công không còn kiểm soát được.
Ai chịu trách nhiệm khi hàng lỗi đến tay khách?
Về mặt xí nghiệp, trách nhiệm với khách thuộc về xí nghiệp, không đẩy cho một nhân viên. Trong nội bộ, QA dẫn việc tìm nguyên nhân: lỗi lọt qua vì kế hoạch kiểm chưa đủ, vì QC kiểm sai, hay vì lỗi phát sinh sau kiểm. Mục tiêu là sửa hệ thống, không phải tìm người để phạt.
