Một nhà máy vừa, vài trăm người, thường chia làm hai khối: khối sản xuất do quản đốc điều hành, gồm các tổ, chuyền và tổ trưởng; và khối hỗ trợ gồm kỹ thuật, kế hoạch, chất lượng, kho, bảo trì, hành chính nhân sự, kế toán. Giám đốc nhà máy đứng trên cả hai, và phần lớn rắc rối hằng ngày nảy sinh ở chỗ giao nhau giữa khối sản xuất với các bộ phận hỗ trợ.
Bài này dẫn bạn đi một vòng bộ máy như khi theo một người quản lý mới nhận việc: mỗi vị trí làm gì, quyết được gì, báo cáo cho ai, và những chỗ hay chồng chéo. Mô tả ở đây là kiểu phổ biến ở nhà máy may, gỗ, nhựa, cơ khí, thực phẩm trong nước; tên gọi và cách chia có thể khác giữa các xí nghiệp.
Hai khối và một người đứng giữa
Khối sản xuất là nơi làm ra sản phẩm: các phân xưởng hoặc các chuyền, mỗi chuyền có tổ trưởng, trên tổ trưởng là quản đốc phân xưởng hoặc quản đốc nhà máy. Thước đo của khối này là sản lượng, tiến độ và tỷ lệ hàng đạt. Khối hỗ trợ không làm ra sản phẩm trực tiếp, nhưng nếu thiếu họ thì chuyền không có rập, không có nguyên liệu, máy hỏng không ai sửa, hàng ra không ai kiểm.
Giám đốc nhà máy, ở xí nghiệp nhỏ hơn có khi chính là chủ, đứng giữa hai khối. Việc quan trọng nhất của vị trí này không phải là ra lệnh cho chuyền chạy nhanh hơn, mà là phân xử khi hai khối kéo về hai hướng: kế hoạch muốn đổi mã hàng gấp, quản đốc muốn chạy hết lô cũ; QC muốn dừng chuyền vì lỗi, sản xuất muốn chạy tiếp để kịp giao.
Ở xí nghiệp gia đình, một người có thể kiêm ba bốn vai: chủ kiêm giám đốc kiêm kinh doanh, vợ chủ kiêm kế toán kiêm kho. Điều đó không sai. Cái cần biết là các vai vẫn tồn tại dù không có người riêng, và khi xưởng lớn lên thì vai nào cần tách ra trước.
Các vị trí chính và quyền quyết định
Bảng dưới tóm tắt từng vị trí thường gặp. "Quyết được" là phạm vi điển hình, mỗi nhà máy có quy định riêng.
| Vị trí | Việc chính | Quyết được | Báo cáo cho |
|---|---|---|---|
| Giám đốc nhà máy | Điều hành chung, cân hai khối, làm việc với khách lớn | Nhận hay từ chối đơn, ưu tiên giữa các đơn, đầu tư | Chủ, hội đồng thành viên |
| Quản đốc | Điều hành sản xuất hằng ngày, phân việc cho các chuyền | Bố trí người, điều chuyền, làm thêm giờ trong phạm vi được duyệt | Giám đốc nhà máy |
| Tổ trưởng chuyền | Giữ nhịp chuyền, cân công đoạn, xử lý vướng tại chỗ | Đổi người giữa các công đoạn trong chuyền | Quản đốc |
| Kỹ thuật | Rập, quy trình, định mức, thông số máy, hướng dẫn mã hàng mới | Cách làm một công đoạn, thông số kỹ thuật | Giám đốc hoặc quản đốc |
| Kế hoạch | Xếp lịch đơn hàng, theo dõi nguyên liệu, tiến độ | Thứ tự chạy hàng theo ưu tiên đã duyệt | Giám đốc nhà máy |
| QA/QC | Kiểm nguyên liệu, kiểm trong chuyền, kiểm cuối; giữ hệ thống chất lượng | Giữ hàng không đạt, đề nghị dừng chuyền | Giám đốc nhà máy, độc lập với quản đốc |
| Kho | Nhận, cấp, giữ nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm | Cấp phát theo phiếu, từ chối nhận hàng thiếu chứng từ | Kế hoạch hoặc giám đốc |
| Bảo trì | Sửa máy hỏng, bảo trì định kỳ, quản lý phụ tùng | Dừng máy để sửa khi không an toàn | Quản đốc hoặc giám đốc |
Chú ý dòng QA/QC báo cáo trực tiếp giám đốc, không qua quản đốc. Đây là cách chia phổ biến để người kiểm hàng không bị chính người chịu áp lực sản lượng chi phối.
Quản đốc và tổ trưởng: xương sống của khối sản xuất
Quản đốc nhìn cả xưởng trong cả ngày. Đầu ca, quản đốc xem kế hoạch, xem chuyền nào thiếu người, máy nào đang chờ sửa, nguyên liệu nào chưa về, rồi phân việc. Trong ca, quản đốc đi dọc các chuyền, xử lý chỗ tắc vượt quá tầm tổ trưởng. Cuối ca, quản đốc tổng hợp sản lượng và vấn đề cho giám đốc.
Tổ trưởng nhìn một chuyền trong từng giờ. Tổ trưởng biết từng công nhân mạnh công đoạn nào, chỗ nào đang dồn hàng, ai hôm nay mệt. Quyết định của tổ trưởng nhỏ nhưng liên tục: chuyển một người sang công đoạn đang tắc, báo kỹ thuật khi đường may lệch, báo bảo trì khi máy kêu lạ.
Người chuyển tiếp thông tin hai chiều. Cả quản đốc lẫn tổ trưởng đứng giữa: đưa yêu cầu từ trên xuống, đưa khó khăn từ dưới lên. Một tổ trưởng chỉ truyền lệnh mà không phản ánh khó khăn sẽ làm chuyền âm thầm chậm lại.
Thăng tiến từ dưới lên. Ở nhiều xí nghiệp, tổ trưởng là công nhân giỏi được đề bạt, quản đốc là tổ trưởng giỏi được đề bạt. Họ rất giỏi nghề nhưng có khi chưa được huấn luyện về quản lý người; đây là chỗ xí nghiệp nên đầu tư.
Các bộ phận hỗ trợ: làm cho chuyền chạy được
Phòng kỹ thuật là nơi biến đơn hàng của khách thành hướng dẫn làm việc: rập, bảng thông số, quy trình từng công đoạn, định mức nguyên liệu, cữ gá. Khi mã hàng mới vào chuyền, kỹ thuật đứng chuyền những ngày đầu cùng tổ trưởng. Phần lớn lỗi hàng loạt bắt nguồn từ hướng dẫn kỹ thuật chưa rõ, chứ không phải từ tay công nhân.
Bộ phận kế hoạch, ở xí nghiệp nhỏ có khi chỉ là một người, xếp thứ tự đơn hàng, theo dõi nguyên liệu về đủ chưa, báo trước cho quản đốc lịch đổi mã hàng. Kế hoạch tốt giúp chuyền không phải chờ; kế hoạch thay đổi liên tục làm chuyền rối. Một nguyên tắc nhiều nơi áp dụng là "khoá" lịch của vài ngày tới, chỉ thay đổi khi giám đốc duyệt.
Kho và bảo trì là hai bộ phận thường bị coi nhẹ cho đến khi có chuyện. Kho cấp sai nguyên liệu là cả chuyền làm sai; máy chủ lực hỏng mà không có phụ tùng dự phòng là cả đơn hàng trễ. Hai bộ phận này có bài riêng trong danh mục.
Những chỗ hay chồng chéo và cách gỡ
Sơ đồ trên giấy luôn gọn hơn thực tế. Dưới đây là những chỗ giao nhau hay sinh va chạm trong nhà máy vừa.
- QC và sản xuất. QC giữ hàng lỗi, sản xuất cần sản lượng. Gỡ bằng cách định rõ tiêu chuẩn đạt bằng mẫu chuẩn có chữ ký, và quy định ai được quyết định cho hàng lỗi nhẹ đi tiếp, ai không.
- Kỹ thuật và tổ trưởng. Kỹ thuật ra quy trình, tổ trưởng tự sửa cho nhanh. Gỡ bằng cách mọi thay đổi cách làm phải báo kỹ thuật, và kỹ thuật phải xuống chuyền đủ thường xuyên để nghe tổ trưởng.
- Kế hoạch và quản đốc. Kế hoạch đổi lịch, quản đốc không kịp xoay người. Gỡ bằng lịch khoá vài ngày và một buổi họp ngắn cố định mỗi ngày giữa hai bên.
- Bảo trì và sản xuất. Bảo trì muốn dừng máy để bảo dưỡng, sản xuất không muốn dừng. Gỡ bằng lịch bảo trì định kỳ được duyệt từ trước, đưa vào kế hoạch như một đơn hàng.
- Kho và mọi bộ phận. Ai cũng muốn lấy đồ nhanh không qua phiếu. Gỡ bằng quy định cấp phát rõ, và kho có giờ cấp phát cố định để không bị gọi liên tục.
Họp giao ban: nơi các bộ phận nói chuyện với nhau
Sơ đồ tổ chức chỉ vẽ ai báo cáo ai; thứ làm bộ máy chạy là các cuộc trao đổi ngắn, đều đặn. Ở nhiều nhà máy vừa, ngày làm việc bắt đầu bằng một buổi giao ban mười lăm tới hai mươi phút: quản đốc, các tổ trưởng, kỹ thuật, QC, kế hoạch, kho, bảo trì cùng đứng ở một góc xưởng. Mỗi người nói ba thứ: hôm qua có gì bất thường, hôm nay cần gì từ bộ phận khác, và có rủi ro gì cho kế hoạch.
Giao ban tốt diễn ra tại xưởng, đứng chứ không ngồi, có bảng ghi sản lượng và vấn đề của hôm trước, và kết thúc bằng danh sách việc có tên người phụ trách. Giao ban kém là buổi họp dài trong phòng máy lạnh, người nói nhiều nhất là người ít xuống xưởng nhất, và không ai ghi lại kết luận.
Với người mới vào làm hay người mua đến thăm, dự một buổi giao ban là cách nhanh nhất để hiểu nhà máy thật sự vận hành thế nào: ai có tiếng nói, vấn đề nào lặp lại hằng ngày, các bộ phận có nói thẳng với nhau hay không.
Bộ máy ở xí nghiệp nhỏ: vai nào tách ra trước
Một xưởng vài chục người không cần đủ bảng vị trí ở trên. Nhưng khi lớn dần, có một thứ tự tách vai mà nhiều xí nghiệp đi qua. Thường người đầu tiên được tách ra khỏi chủ là người kiểm hàng, vì chủ không thể vừa đứng sản xuất vừa tự kiểm khách quan. Tiếp theo là người lo kỹ thuật, khi mã hàng nhiều lên và chủ không còn tự làm mẫu hết. Sau đó là kho, khi nguyên liệu nhiều loại và hao hụt bắt đầu đáng kể.
Kế hoạch và bảo trì thường tách ra muộn hơn, khi xưởng có nhiều chuyền chạy song song và nhiều máy chủ lực. Hành chính nhân sự tách ra khi số lao động đủ lớn để việc chấm công, bảo hiểm, hợp đồng chiếm trọn thời gian một người.
Biết thứ tự này giúp chủ xí nghiệp không tuyển sai chỗ. Một xưởng năm mươi người có trưởng phòng hành chính nhưng không có người kiểm hàng riêng là bộ máy lệch.
Đọc bộ máy khi bạn là khách hoặc người mới vào làm
Nếu bạn là người mua, biết sơ đồ tổ chức giúp bạn hỏi đúng người: câu hỏi kỹ thuật cho kỹ thuật, câu hỏi tiến độ cho kế hoạch, câu hỏi chất lượng cho QC, câu hỏi về ưu tiên cho giám đốc. Hỏi nhầm người thường nhận về câu trả lời chung chung. Một xí nghiệp mà mọi câu hỏi đều phải chờ chủ trả lời là xí nghiệp chưa tách vai, và tiến độ sẽ phụ thuộc vào lịch của một người.
Nếu bạn sắp vào làm ở nhà máy, sơ đồ cho biết mình đứng ở đâu, ai giao việc, ai đánh giá, và khi có vướng thì đi tìm ai. Người mới hay bối rối vì nhận chỉ đạo từ hai ba hướng; hiểu ai có quyền quyết định gì giúp bạn biết nghe ai khi các chỉ đạo khác nhau.
Nếu bạn là chủ xí nghiệp muốn khách tìm thấy mình theo ngành và tỉnh, hoặc đang tìm xưởng gia công có bộ máy phù hợp đơn hàng, có thể để lại thông tin ở khung cuối trang để Xí Nghiệp liên hệ lại.
Câu hỏi thường gặp
QA và QC có phải là hai bộ phận riêng không?
Ở nhà máy vừa, thường chung một phòng nhưng hai vai khác nhau: QC kiểm sản phẩm ở các điểm trong quy trình, QA lo hệ thống để lỗi không xảy ra và xử lý khi có khiếu nại. Xí nghiệp nhỏ có khi chỉ có QC. Danh mục này có bài riêng về sự khác nhau giữa hai vai.
Quản đốc và trưởng phòng kỹ thuật ai to hơn?
Thường ngang cấp, cùng báo cáo giám đốc, nhưng phụ trách hai mặt khác nhau: quản đốc lo sản xuất chạy, kỹ thuật lo làm đúng cách. Khi hai người bất đồng về cách làm một công đoạn, giám đốc phân xử. Ở một số xí nghiệp, kỹ thuật trực thuộc quản đốc.
Một tổ trưởng phụ trách bao nhiêu công nhân là hợp lý?
Tuỳ ngành và độ phức tạp công đoạn. Chuyền may thường một tổ trưởng cho một chuyền, có thể vài chục người. Xưởng cơ khí có tổ ít người hơn vì mỗi người đứng máy riêng. Dấu hiệu quá tải là tổ trưởng không còn thời gian đi kiểm từng công đoạn mà chỉ chạy theo xử lý sự cố.
Có nên để chủ xưởng kiêm luôn QC không?
Ở xưởng rất nhỏ thì khó tránh, nhưng khi có đơn ổn định nên tách một người kiểm hàng riêng. Người vừa chịu áp lực giao hàng vừa tự kiểm hàng của mình khó giữ được sự khách quan, nhất là lúc gấp.
Sơ đồ tổ chức có cần treo trong xưởng không?
Nên có, ở dạng đơn giản: tên vị trí, người đang giữ, ai báo cáo cho ai, và người cần tìm khi có sự cố an toàn, chất lượng, máy hỏng. Công nhân mới nhìn vào là biết cần gặp ai. Nhớ cập nhật mỗi khi có người thay đổi.
